この本の発売は2008年。SNSがビジネスに影響する前の時代ですのでメール中心の話になっています。10年後の現在、メールはまだ重要なツールですが、自分自身の行動パターンを見るとSlack, Facebook Messengerなど違ったプラットフォームもよく使用しています。それでも自分のタスク整理の考え方が変わりません。
Mike Song, Vicki Halsey, Tim Burress の3人が本に書いた戦略は４つあります。
戦略1- メールやコミュニケーションのボリュームを減らす。
戦略2- メールやコミュニケーションの品質を上げる。
戦略3- 違う社員が情報のコーチを担当する
戦略4- パソコンのファイル管理システムCOTA
もう少し、詳しく説明してみましょう。
戦略1 メールやコミュニケーションのボリュームを減らす。
「ドリー、メールを減らしたら営業に影響して困ります。」そうかもしれないが、メールを減らす理由のひとつとして返事はいらないメールが多い可能性が。本当にこのメールの意味があるかどうかは、次の3つの質問を当てはめてみると分かりやすいです。1- このメールがないと相手の仕事が進まない？例えば、ありがとうのメールは本当に必要かどうか疑問ですね。2- このメールは適切ですか？例えば、ジョークのメールを20人に送ったら、その20人がさらに20人に送ったら5分のビデオであれば420人ｘ5分=35時間の会社の時間を無駄にしました。3- ターゲットにあっている？全員返信を使いすぎないように、ｃｃも使いすぎないように気を付けましょう。
戦略2 メールやコミュニケーションの品質を上げる。
これは私のお気に入り！ABCのフレームワーク。
Action Summary, Background, Close アクションプラン、バックグラウンド、クローズ（締め）。メールの本文のところにやるべきこと、なぜそれをやろうとしている、締めの文書だけで十分です。タイトルも大事ですので、できればカテゴリをタイトルの初めに追加する。
戦略3 違う社員が情報のコーチを担当するメールもそうですが、どんなメディアでもコミュニケーション時に自分と、やり取りしている社員（相手）にアドバイスをする。同時にアドバイスも聞く。シンプルだけど、意外とほとんどの人がやらないことが多いです。微妙な長いメールが来た時に「あの人がめんどくさいな～」を思って終わり。効率的なチームを作りたいならいうしかない。
戦略4- パソコンのフォルダー管理システムCOTA
COTAというのはお客様（CLIENT) 成果物（OUTPUT) チーム （TEAM) 管理（ADMIN)
にフォルダーを分けるとそのあと探しやすいし、管理しやすいということ。
全体的に簡潔にに仕事の効率向上のためのアドバイスが多く、特に戦略２はお気に入りです。自分自身が歯車の中で走り回るハムスターになったように感じないように、効率が高い仕事をしましょう!
【執筆者プロフィール】
ドレ・グスタボ（ドリー） CEO (Chief Executive Officer)
新しい働き方を目指し、HRTECHベンチャーのワークスタイルテック株式会社取締役。元ソニーVAIOの商品企画において、グローバルなボリューム商品からハイクラスな商品までを担当し、リクルート(株)においては様々なインターネットサービスのUI/UXの設計を行う。慶應大学でデザイン思考の修士課程を卒業。VAIO時代からリクルート時代を含めて、イノベーションを目的としたプロジェクトリーダーとしての役割を果たす。
「テクノロジーで個々に最適な働き方の選択肢を与える」世界を作りたい。