急ぎのタスクが発生し 部下に頼む必要がある際、あなたはどのように働きかけていますか？
これまでの自分を振り返りながら、改めてきちんと相手を尊重した手順を踏んで依頼しましょう。
①部下の心身的なコンディションを確認
プライベートや社内で何かがありモチベーションが十分ではない可能性もあるので、まずは挨拶を交わし、体調はもちろん メンタル的にも問題ない状態か確認することが大事です。
コミュニケーションを取りましょう。
②コンテクストと理由を説明
心身のコンディションに問題がないことを確かめた上で、「実はこんなタスクがある」と切り出し、なぜ急きょタスクが生じ優先的にやる必要があるのかという背景と状況の説明をし、タスクの意味を伝えてください。
理由を伝えず理解していないままだと、タスクを振っても迷った際の状況判断が正しくできなかったり 部下のモチベーションが下がり、タスクの品質も下がってしまいます。
コンテクストは必要不可欠です。
③状況把握と対応
そして現在どのようなタスクを抱えているか訊いてみてください。
・延長できるものはあるか？
・延長したら困ることは何かあるか？
・誰からのタスクか？
→急きょ提示したタスクを優先してもらう必要があるため、「進行中や抱えているタスクで影響が及ぶものに関しては私が相手と交渉するので、こちらを優先してお願いできますか」と依頼しましょう。
中には「マネージャー(私)の指示に従ってやればいいじゃないか！」と言い、“命令のような指示だけマネージャー” もいますが、それは決して良くありません。
仕事の意味を与えずただ一方的な命令だけの関係になってしまうと、部下のモチベーションが下がり、段々一緒に仕事をしたくないと思われてしまいます。
タスク依頼をする際のポイントは、成果物の品質レベルや納期などアウトプットを相談し、指示を入れることです。
そして、優先して取りかかってもらう分、優先順位をつけて後回しなるタスクに対してのフォローを忘れてはいけません。
納期延長の判断や実行は部下には難しい場合もあります。
その時には優先度を決定し、マネージャーという立場であるあなたが責任をもって相手先との納期の交渉や謝罪を入れ、調整を行ってください。
急ぎで優先させる重要なものだからこそ、マネージャーとしての責任、役割をきちんと全うしましょう！
この段取りをしっかり行うことで、部下との関係性も良好かつ急なタスク進行も柔軟に対応可能になります。
CEO グスタボ・ドリー