入社手続きに伴う「雇用契約書作成」と「個人情報の取得」をスマホで簡単に対応できるクラウド労務サービス「WelcomeHR」を提供するワークスタイルテック株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役CEO：グスタボ ドリー ロドリゲス 以下、「当社」）は、「世界のテーブルを笑顔に」というミッションのもと、レストラン事業、ライセンス事業を展開している株式会社Kings Know（本社：東京都渋谷区、代表取締役：山田一希、以下Kings Know）が、入社手続きを電子化し人事労務の業務効率化を図るために『WelcomeHR』を導入し、ペーパーレス化を実現したことをお知らせいたします。
新型コロナウイルス感染拡大を契機に、多くの企業において書類の確認や押印のために出社するなど、人事労務部がリモートワークに対応できないという課題が浮き彫りになりました。
当社が提供する『クラウド労務サービスWelcomeHR』は、サービスの立ち上げから「場所を選ばず（どこでも）仕事ができる」ことに着目し、スマートフォンからでも契約書の作成や契約書へのデジタルサイン、個人情報の取得など、全ての作業ができるよう設計しておりました。 2020年の象徴とも言える様々な職種でのオンライン化がキーワードとなる今、入社手続きの電子化の需要も高く、注目が集まっています。
事例の概要
〈お客様の声担当〉 社名 ：株式会社Kings Know 取締役 ：河野 浩和様 総務部 ：神谷 順子様
お客様の声
■導入前の課題
Excelをつかった人事管理では、書類の送付間違え、不備、不足が後を絶たず、やりとりは煩雑になっていました。管理部門だけでなく店長も書類を全て揃えてからポストに投函するか本社まで届けに行ったりと、両者とも作業効率が悪いように思えました。 もちろんこのようなアナログな作業には記入漏れや忘れ物もつきもので目安以上に時間がかかることが日常でした。しかしながら、このアナログな作業が当たり前過ぎて疑うこともなく、ましてやシステムに頼るということは頭にありませんでした。
■導入の決め手
〈河野さん〉 WelcomeHRを知ったきっかけは、知人からの紹介でした。紹介だからといって必ず導入するわけではありません。担当者の導入したい気持ちが強かったので、そのようにしました。
〈神谷さん〉 システムを知った時に、自分がやりたかったことに一番近かったのが理由です。 非常に簡単な操作なので、管理部門も店長も聞かなくても自分で作業ができます。また、コミュニケーションコストも減ると確信しました。 また、親身に対応いただけそうな感じと費用面でも非常に安くお手頃。まさに導入の決め手です。
■導入後の成果
〈神谷さん〉 当たり前かもしれませんが、紙類が一切なくなったのは非常に便利になりました。 バイトの入社が毎月10-20人おり、本社に保管しておくスペースもかなりなくなっていましたので安心しました。 完全に使用できるまでには1週間もかからずに済みました。さらには、初期設定の際にカスタマイズをお願いしたのですが、その翌日には使用できる状態になっていたので、非常に助かりました。
〈河野さん〉 こうした業務改善することに対して、社内の空気感はいい方向に働きました。 業務の質を上げていくために、効率の改善や生産性の向上につながる施策は常にやっていきたいですね。
■今後の期待
〈神谷さん〉 年末調などの新しい機能も追加いただけるとのことで、非常に楽しみにしております。 （10月中旬リリース予定） 圧倒的な低コストというのにも加え、担当していただいたドリー様、内藤様のご対応やお人柄にはいつも感激です。これからも、どうぞよろしくお願いいたします。
※掲載写真詳細：株式会社Kings Knowで働くアルバイトスタッフ
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今後も当社はお客様第一に、お客様に寄り添いながらWelcomeHRを通じてバックオフィスの方々の課題を解決・サポートすることに注力し、入社手続きの電子化を推進してまいります。
各種お役立ち資料
また、今回の事例のように雇用形態が多岐に渡ると入社手続きが煩雑になるケースが多く、店舗の数や従業員数が多くなればなるほど課題は山積みです。 その際に、多く見られる課題と『WelcomeHR』でできる解決方法を記載した資料を添付いたしますので、ご参考ください。
多店舗（支店）展開企業の悩みを解決する方法について https://mailchi.mp/welcomehr/tatempo
クラウド労務サービス『WelcomeHR』について
ワークスタイルテック株式会社が提供するクラウド労務サービスです。個人情報収集と契約管理を簡単に。シンプルに。入社手続きをラクにする、それが【WelcomeHR】です。