日本では4月に会社に入社する人が多い。パートタイマーで働く人が多い企業にとっては、契約更新の時期でもある。こうして加わる新しい社員たちに対する新人研修で必要とされる事項は何か、またそのプロセスを負担なくスムーズなものにするにはどうすればいいのだろうか？
ほとんどの会社では、新しく入社した従業員に出社してもらい、まず人事担当者が契約書の従業員情報の確認に1時間程度をかけているのではないだろうか。実際には、入社時点では従業員はすでに契約の詳細に同意しており、人事部が内容の変更をすることはほとんど無い。もし本当に契約上の齟齬が見付かれば、大企業でその内容を調整し直すには数週間かかるのではなかろうか。人事部の後は、10～15ページ程度の「新人研修冊子」を受取り、それを持ち帰り、残りの書類を読んで、詳細に署名を求められる。企業によっては、研修冊子を新入社員の自宅宛て送付し、署名された書類が送り返されるのを数週間待ち、欠けている書類があれば、またそもそも提出が遅い人向けには、別途電話で督促することとなる。4月末までには、会社はすべてのデータの整理を終える必要があるからである。従業員の社会保険の申請はもちろん、給与の支払いもしなければならないからである。
そもそも何故また、マイナンバーや運転免許証、パスポートのコピーを提出してもらう必要があるのであろうか？こうした書類のコピーは、従業員提出済みの番号が正しければ、確認参照資料に過ぎなくなる。また、一部の企業では、従業員の本人確認のために、写真付きの公的書類の提出を求め、保管するところさえある。
私は紙の書類があまり好きでは無い。家のどこかに保管しなければならないのが嫌だし、それに場所をとる。また、すぐに必要になったときに、検索するにも大変である。そうした古い書類の提出を誰も求めないので助かっているが、もし求められたら、探し出すのはさぞかし苦痛であろう。しかし、そもそもなぜ紙の書類を保管する必要があるのであろうか？今は2021年で 既に多くのことがデジタル化されている世の中なのに、なぜ身元証明はそうならないのか？一部の国では、既にデジタル化されているが。
日本の法制も2019年4月に変わり、従業員の雇用契約をオンライン化できるようになった。つまり、政府も大きな一歩を踏み出し、書類をすべて印刷して従業員の自宅宛てに送付し、返信を待つ必要がないことで、作業時間を節約できるようになった。オンライン化が進まなければ、従業員に印鑑を捺印してもらうためだけに、出社してもらわなければならない。
人事部門にとって本当に苦痛なのは雇用契約関係ではなく、その他様々な情報を集めることだと教わった。人事担当者として、集めなければならない情報は次にあげるだけある：
基本情報：
氏名、苗字、性別、誕生日、連絡先（メールアドレス、電話番号）
諸支払い関連情報：
銀行口座
通勤経路
住所、居所証明
納税及び社会保険関連情報：
マイナンバー
家族情報（扶養家族がいる場合）
外国人登録情報：
ビザ関連（在留カード）
パスポート関連
緊急時対応情報：
緊急時連絡先
未成年の場合：
親の同意
高い信頼を必要とする仕事に従事する場合：
保証人情報と保証人の同意書
リフトのドライバーや看護師のように、特別な技術が必要な場合：
当該技術認定書
こうした情報を全て処理するために、私が見つけた最良の方法は、自己研修プラットフォームを使うことである。従業員に必要なフィールドを提供し、従業員はオンラインで該当情報を入力して、アップロードするだけである。プラットフォームによっては、社会保険関係や年末調整機能もあるため、それらにかかる作業を簡単にできるようになる。人事部門関係の処置であっても、すべてをスマートフォンから処理できるプラットフォームすらある。
当社調査によると、上記処理の社員一人当たりの平均的な対応時間は45分程度となっている。一連の研修資料を印刷して送付する準備をすることから、それが戻ってきたら、またその情報をPCに入力する手間がかかる。これに対して、自己研修プラットフォームを用いれば、従業員に電子メールでリクエストを送信するだけなので、従業員1人あたり約40分の作業を節約できます。今年の4月に20人を自己研修プラットフォームで処理すると、800分節約できることになる。それは、他の仕事に使える時間を13時間20分生み出すことと同じである。
従業員にとっても朗報であろう。特に若い従業員で、私のように家で紙の書類を扱うのが苦手な人にとっては。
後は、自分のニーズや予算に合ったツールを探すだけである。不明な点や、サポートが必要な場合は、dore@welcomehr.jpまで連絡頂ければ、私又はWork Style Techチームの誰かが喜んでサポートを提供する。
Applying DX to your Employee Onboarding Process. How to optimize your time with the April new hires.
In Japan, most people join companies in April. For companies with lots of part-timers, this is also a time for contract renewals. But what you need for onboarding your employee, and how can you make that process painless and smooth?
Most companies will ask the employee to come to the office, and the HR will take about an hour to go through the employee information on the contract. By that time, the employee already agreed to the details, and HR can do little to change it. If there is something wrong with it, changing it in a big company might take weeks. Then they receive an “onboarding kit” with about 10~15 pages that they will take home for reading and signing in detail the rest of the documents. Some companies will send that block of records to someone’s home and wait a few weeks to send the documents back signed, and if something is missing, another set of phone calls and requests to some late people. By the end of April, the company has to have all the data in order. They need to be able to apply for employee social insurance and also to be able to pay that person.
Why do we ask people to submit a copy of their MyNumber, Driver’s license, or Passport? Those documents copy is just for reference if the numbers the employee presented are right. Some companies also like to have some document with your face for proof that the employee is whom he says he is.
I’m not too fond of paper. I hate to have to store it somewhere in my house, and it does take space. Also, I will not be able to search for things if I need them quickly. Nobody ever asked me for those old documents, but it would be a pain to dig it if they did. But why do we need to store it all? It is 2021, and most of the world has gone digital, but why have those processes not? In some countries, they have.
Japan law changed in April 2019 to allow employee contracts to go online. That means we could go a big step and save hours of work by not having to print it all and send it to someone’s home and wait for a reply. Or to have someone come to the office to have their inkan on paper.
I learned that the real pain comes not with the contract but with the information gathering. As an HR, here are the main things you would need to gather:
Basic Information
Name, Surname, Gender, Birthday, Contact (email, phone)
For payment:
Bank Information
Transit Information
Address, proof of residence
For Tax and Social Insurance purposes:
My Number
Family Information (if they have dependents)
For Foreigners:
Visa Information (Zaimu Card)
Passport Information
For Emergency:
Emergency Contact Information
If they are minor:
Parent Consent
If they work on a job that you need high trust
Guarantor Information and Consent
if you need special skills like a lift driver or a nurse
Certification of the skill
The best way I found to handle all this was with a Self-Onboarding platform. You provide your employees with the fields you need, and they fill it online and upload the necessary documents. And some of those platforms will allow you to handle Shakai Hoken and Nenmatsu Chosei right from them, making it all very simple to do. Even platforms that will enable all to be handle from the smartphone, even for the HR.
According to our research, it takes about 45 minutes to handle everything on average per employee. From printing and preparing those onboarding kits to then typing it all on the PC once you receive it back. In comparison, you could send employees a request through email and save yourself about 40minutes of work per employee. If you are onboarding 20 people this April, that means 800 minutes you can save. That is 13hours and 20 minutes of work that you could spend somewhere else.
The employee will be happy as well, especially if they are young and, like me, don’t like to handle paper documents at home. Now you need to look for a tool that fits your needs and your budget. If you have any questions or need any help, please message me at dore@welcomehr.jp and me and the Work Style Tech team will be happy to support you.
ドレ・グスタボ（ドリー） CEO (Chief Executive Officer)
新しい働き方を目指し、HRTECHベンチャーのワークスタイルテック株式会社取締役。元ソニーVAIOの商品企画において、グローバルなボリューム商品からハイクラスな商品までを担当し、リクルート(株)においては様々なインターネットサービスのUI/UXの設計を行う。慶應大学でデザイン思考の修士課程を卒業。VAIO時代からリクルート時代を含めて、イノベーションを目的としたプロジェクトリーダーとしての役割を果たす。
「テクノロジーで個々に最適な働き方の選択肢を与える」世界を作りたい。