円滑に仕事を進めるためのヒント

仕事をスムーズに進めるための一番良いヒントを教えます!

指示や依頼を受けた時、例えばメールでもらった内容や言葉の意味がわからないと感じたことはありませんか?

どのような指示なのか、何をすればいい依頼なのか、はたまた自分の日本語読解力が乏しいのではないか…なんて思う場面があるかもしれません。

また、指示や依頼を送る側も、的外れな内容が返ってきて「受け手側の理解力がないのではないか?」と感じたり、「基本のこともできていない」「仕事ができない人なのではないか」と相手の能力を疑ってしまうことがあるでしょう。

実は、どちらも間違っているのです。

様々な研究が行われていて、結果的に、仕事を早く終わらせられるのは 長く勤めている人だということがわかりました。

要は “長く一緒に仕事をしている関係” だと、スムーズに仕事を進められます。

まず、仕事というのは情報の流れで成り立っています。

マーケティング材料を例にお伝えすると、マーケターが何かコンセプトやアイディアを考え、コピーライターやデザイナーに説明します。

そしてコピーライターとデザイナーがドラフトを作成し、それらをまとめてマーケターに見直してもらって確認が取れたものを印刷会社や応援広告に投稿するという流れです。

コピーライターとデザイナーが同一の場合もありますが、マーケターは、コピーライターやデザイナーが どのような素材・どのような形 で仕事を依頼するとやりやすいか把握する必要があります。

予め、コピーライターやデザイナー自身が、指示や材料のまとめ方に関して どのような形で依頼をしてもらいたいかをマーケターに伝えておくといいでしょう。

特にデザインは、リリース直前のレビュー段階で変更や修正依頼が入るとスケジュールが大きく変わってしまいます。

一番最初の段階で、作業に取りかかる前に互いにすり合わせて、イメージを整理することをおすすめします。

長く一緒に仕事をしている人だと、フィードバックの時点で滞りなく理解し、互いに相手のやり方に慣れてくるため仕事に対して信頼関係があります。

私の会社にも、4年間一緒に働いているエンジニアがいます。

細かく指示をしなくても、大まかに伝えただけで私の意図を汲んで行動するのでとても仕事がスムーズです。

一方、新しく違う環境から迎えたエンジニアやデザイナーは、まだ新しい会社やチームでのコミュニケーションに慣れていないためなかなかスムーズに進まず、トラブルもあります。

私も最初は英語でうまく伝わらない部分があるのかと思いましたが、問題は他にありました。

4年間一緒に働いてきたエンジニアは、“シンプルな指示を受けて自分なりに解釈して動くタイプ” で、新しいメンバーはバックグラウンドがまだわからないということもありますが、“細かく指示をもらい、よく説明を受けて理解してから行動するタイプ” でした。

あなたの指示の仕方に慣れていない内は、最初はうまくいかないのも当然です。

新しく迎えたメンバーに対し、「仕事ができない」とか「理解していない」と非難するのではなく、まずどのような方法で指示を送るかを確かめてください。

ポイントは、仕事を受ける側がやりやすい方法で指示や依頼を出すようにすることです。

互いに、指示の出し方や受け取り方について意見し、どの方法がスムーズに仕事ができるか確かめ合いましょう。

相手のタイプによっても変わってくるので、妥協できない部分は交渉しながらも、マネージャーであるあなたが相手に合わせた指示を行うことが理想的です。

以前の記事、『これで解決!あなたも円滑なマネジメントや社内コミュニケーションができる! ~4つのタイプ診断で分析し、適切なアクションを起こす~』を参考にしてみてください。

最初は時間もかかりますが、仕事をシャープしていると考えて積極的に働きかけましょう!

これをしっかり行うことで互いに理解でき、仕事は捗ります。

                         CEO グスタボ・ドリー

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