みなさんワークフローシステムについて知っていますか？これからワークフローシステムを導入するメリットや、選び方について解説していきます！
ワークフローとは？
「書類の作成・申請」→「承認」→「決済」といった業務における一連の流れのことです。稟議書・出張報告・経費の精算・休暇申請などの場面で見られます。
ワークフローシステムとは
従来であれば、オフィスで紙や口頭で行われていた作業がwebやシステム上で行えるよう電子化されたシステムが、ワークフローシステムです。つまり、ワークフローシステムによって、これら一連の作業をアナログからデジタルに変えるものです。
ワークフローシステムのメリット
・作業効率が良く、手間と時間がかからない
フォーマットが決められているため、書く内容を調べる必要も、書き漏れやミスもなくなります。デジタルで送れるので、わざわざ提出しにいく必要もないため、手間と時間を省けます。
・内部統制ができる
ワークフローシステムは本人しか利用できないため、承認者が外出中だから印鑑を勝手にして提出するといったことがなくなります。また、フローの進捗状況が可視化できはっきりするため、口頭確認での曖昧さがなくなります。
・リモートワーク中や外出中でも行える
外出中の承認者を待たなくて良いので、急ぎの用件でもスピーディーに行えます。
・ペーパレス化
ペーパレス化になることで、コスト削減でき、紙の紛失もなくなります。過去の申請データも整理・保管してあるので、検索すればすぐに確認できます。
選び方のポイント
①利用する業務範囲から選ぶ
何の業務をワークフローシステムで行いたいのかによって、使うシステムは変わってきます。経費の精算申請書のみを取り扱いたいのか、それとも稟議書から出張報告書、休暇申請書まで全てに対応したものがいいのかを検討する必要があります。
②ワークフローの自社ルールや現在の書式との相性から選ぶ
ワークフローのやり方は企業によって異なります。そのため、自社のルールにあったシステムを選ぶといいでしょう。また、現在の書式をそのまま使いたい場合は、似たフォーマットを用いているシステムか、カスタマイズして作れるシステムにしましょう。
③操作の難しさで選ぶ
ITに詳しい人が多い会社なら複雑なシステムを使ったものでも良いかもしれないですが、詳しくない人もいるのなら、誰にでも簡単に使えるシステムを使った方が良いでしょう。
以上、ワークフローシステムについてでした！
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