時間、コスト、安全性を考え、
契約業務を効率化。
現場の店長も「進捗が見えて安心！」と大満足！
株式会社大庄
飲食 1,328名
「庄や」などの飲食チェーンで知られる株式会社大庄。
学生や外国人のアルバイトスタッフも多く、これまでは紙の契約書に「内容が複雑でミスが多い」「紙代も送料もかかる」「手続きに時間が掛かって人材を獲得できない」「書類紛失の可能性が高い」といった不便さを感じていました。
そこで電子化しようとWelcomeHRを導入。すると「提出前に不備が探せる」「契約がスピーディに」「セキュリティ面でも安心」といったメリットが生まれました。（取材日2023年8月10日）
株式会社大庄
加藤様(左)・倉又様(右)
「ハイ！よろこんで」でおなじみの飲食店を全国展開
近年は大型店舗を分割し、個性豊かな専門店の運営にも着手
ー まずは貴社の概要をお聞かせください
倉又様：
主に「庄や」「やるき茶屋」などの飲食店を全国チェーンで展開しています。また、高級デニッシュ食パンの製造工場や、各種食材のための物流センターも運営しています。
強みは、やはり自社物流を備えていることで、新鮮な食材をお客さまに届けられる点でしょうか。また、弊社は団体客の宴会のための大型店を手掛けるイメージが強かったと思いますが、コロナ禍を経て、現在は少人数向けの大衆酒場も多数展開しています。
加藤様：
例えば2フロアの店舗を階ごとに業態を変えて運営したり、100人規模の店を分割して焼き鳥、ホルモン焼き、もつ鍋、ジンギスカンといった専門店にしたりしています。
また、最近は定食屋も増やしています。各店舗に腕利きの調理人を配しているので、和食でも中華でも、あらゆる料理をおいしく作れることも弊社らしさです。
倉又様：
その中で私たちは共に人事管理部に所属しています。加藤は人材グループで採用業務を担当し、私は人事システムグループで名前通り人事システムの構築や給与計算を行っています。
書類到着まで1週間、不備があればもう1週間 . . .
時間、コスト、セキュリティ、人材獲得のロスを何とかしたかった
ー WelcomeHRを導入される前に抱えていた課題はいかがでしたか？
倉又様：
飲食店を営む弊社では、労働基準法や風営法をはじめ数々の法律と関わっています。そのため従業員と交わす書類も多く、例えば新規採用のアルバイトスタッフでは、住民票を含め12、3枚もの契約書に記入してもらうことが常でした。
当然ながら1枚でも不備があると契約を結べず、しかも地方の店舗の場合、書類が本部に届くまで1週間以上かかることもありましたね。そのため「入社手続きが遅れている間に内定者が他のアルバイト先を見つけてしまった」「複数の人間が契約書を手にすることから紛失や破損が生じた」といったトラブルが避けられませんでした。
以上のことから「1週間近くかかっていた採用スケジュールを短縮したい」「個人情報を守るためにも書類をやり取りする回数を減らしたい」という要望が上がっていました。
ー 学生や外国人のアルバイトスタッフも多く採用されていますが、紙での契約時の苦労はいかがでしたか？
倉又様：
学生は保護者の許可が無いと応募できませんが、承諾欄に本人の筆跡による署名が書かれていたり、そもそも承諾書の同封忘れもあったりしました。そのため、保護者の方へ再度依頼をし、書類を再送してもらうという手間やコストが生じていました。
また、有期雇用の従業員とは年に4回契約を更新していますが、外国人スタッフの場合は帰省と重なって書類を渡せないことが多々ありました。本人の帰国を待たなければならず、店舗全体の契約更新が遅れることもよくありましたね。
ー 当時は紙のコストや保管場所を考えるのも大変だったと思います
倉又様：
WelcomeHRの導入を提案するにあたり、改めてFAX機器のリース代や通信料、印刷代をはじめ、紙の契約書に関わる費用を一斉に洗い出しました。すると、年間で数百万円にも達していたことが分かったのです。
契約書以外にも、異動の稟議書や年末調整の用紙など人事管理部が扱う書類は膨大で、倉庫2棟分を使っていました。さらにコロナ禍前はおよそ1万人のアルバイトスタッフを抱えていた時期もあり、一日に約30人の契約書が社内を回っていました。毎月段ボール1箱分の書類が溜まっていきましたが、おかげで格段に減り、保管スペースも縮小しつつあります。
加藤様：
紙の契約書もスキャンしデータ管理していましたが、人間の作業なので読み取り漏れをゼロにはできません。必要な部分が見当たらない時には、わざわざ倉庫に足を運んで本人の書類を探していました。2、3人で、いくつもの段ボール箱を前に入社年月日から場所の見当を付け、5、6個の箱を空けては契約書をめくっていきましたが、今は全てが電子になったのでページ漏れも倉庫に行くこともなくなりました。
ー そこから電子化を進めた経緯を教えてください
倉又様：
倉又様：人事管理部では以前からこれらを課題に挙げてきましたが、マンパワーに限界があったりして大きな一歩を踏み出せませんでした。それでも、やはり紙の書類は個人情報の塊なので、とにかくセキュリティレベルを高めようとプロジェクトを立ち上げました。
そして部内だけでなく、ITに詳しい従業員も参画し、さらにパートナーとなる外部の業者を選定して新しいシステムを導入することにしました。
WelcomeHRの魅力は機能拡張の柔軟性と現場目線のUI
枚数が多くて複雑な紙の契約書をタブレットに集約することに
ー 新たなシステムに対し、どのような条件を求めたのでしょうか？
倉又様：
重視したのは、すでに稼働している人事の基幹システムへの連携工数が削減できることです。当初はその開発元が提供する別システムの利用を考えましたが、ゼロから構築する手間があり、他社からも話を聞くことにしました。
こうして既存の基幹システムとの親和性を考え、5社に絞ったうちの一つがワークスタイルテックでした。
商談では、CEOのドリーさんから「我々はカスタマイズも自由に対応します」と聞き、オープンな姿勢の企業だと感じましたね。残る4社は日本的な企業で、システムをかっちり作り込んでいたため、対照的だったことを覚えています。
ー 5社のシステムの中でWelcomeHRを選ばれた理由をお聞かせください
倉又様：
まずは承認フローの柔軟度が高かったからです。以前は紙の契約書に複数の押印欄を設けており、電子化しても同様の承認フローを保つよう求められました。これに対応できたのがWelcomeHRのみでしたね。
また、新しいシステムには人事管理部のみならず店長も触れるため「高度なITリテラシーを求めたくない。誰でもすぐに理解できる操作画面にしたい」と思っていました。さらに、他のシステムが人事職寄りの用語やデザインを用いているのに対しWelcomeHRは現場のユーザーに近い目線で作られていたことから導入を決めました。
加藤様：
弊社には若くして飲食業界に飛び込み、修業を積んできた従業員が多いです。「包丁は握ってきたが、マウスは握ったことがない」といった人でも操作できる仕組みづくりは優先度が高かったですね。
ー 実際に導入されて、どのようなメリットをお感じですか？
倉又様：
現在は約250店、およそ2,400人をWelcomeHRで管理しています。従業員、店長、人事管理部間のやり取りがデジタルになったことで「店舗で書類を受け取らないと契約を更新できない」「サインした契約書を郵送する」といったロスが無くなりましたね。
加藤様：
私は以前、コピー機の利用状況を確認する担当でした。人事部門は扱う書類が多いために、紙の使用量やコピー枚数が常に膨大でしたがWelcomeHRの導入後に激減して驚きました。逆に「仕事は大丈夫なのかな？」と心配したほどです（笑）。
倉又様：
これまでは人事管理部に届いた紙の契約書を手に、担当者が基幹システムに手入力していたので、その手間を無くすことも導入目的でした。
WelcomeHRでは、必要な情報を従業員が専用のフォームに入力していきます。各自に適した質問のみが次々と開き、不要な情報は省かれるため、当然ながらスピーディで入力ミスも防げます。しかも住所や電話番号を全角英数字やカナで入力しても、基幹システムに合わせて半角に統一し、CSVで書き出してくれます。
加藤様：
「こうなったらもっと便利なのにな」と思っていたら、あっという間に「できるようにしました！」と報告を受けるなど、迅速に機能として実装されるのがWelcomeHRの魅力です。
また「契約がどの段階で滞っているのか」「何が不足しているのか」といったことも内定者から提出される前に判断でき、不備があるまま人事管理部に届くことも少なくなりました。例えば「住民票が足りない」「保証人の署名が無い」「必要事項は全て埋まっているのに提出ボタンを押し忘れている」といったことが分かるようになりました。
さらに採用状況の見える化も進み、「面接を経て何人に契約書を渡し、うち何人が実際に入社したのか」という計算も可能になりました。「応募者のモチベーションが高いうちに契約を実現するスピード感」が分かるようになったので、今まで以上に各店舗を支援できます。
倉又様：
これまでも採用管理システムを使って応募者数と内定率は把握してきましたが「内定を出したのに入社しなかった人の割合」は分かりませんでした。そこが見えるようになったのは人事部門にとって大きなメリットです。
住民票も撮影して送信するだけ。手続きの確実性、
スピード、安全性が向上し、採用の機会損失も防げるように
ー 実際にWelcomeHRが導入されるまでの流れを教えてください
倉又様：
まずは新たなシステムに慣れることを優先し、比較的手軽なアルバイトスタッフの契約更新書類から電子化しました。並行して、1年かけて社内の掲示板で周知したり、店長や調理長向けに説明会を行ったりしました。ある程度浸透した今年の4月からは新規雇用の運用も開始しました。
紙で受け取り、紙に書き、紙で手渡すという習慣が染みついていたので、当初は戸惑う声もありましたね。中には「ログインできない」という人もいましたが、電話で対応したり、店舗を訪ねたりして浸透させました。
ー 導入にあたりワークスタイルテックからはどのようなサポートがありましたか？
倉又様：
アルバイト応募者の中にはガラケーを使用している人や、メールアドレスを持っていないという人もいたので、そんな方もWelcomeHRを使えるよう、対応方法をまとめたマニュアルを作ってくれました。また、他社事例も分かりやすく教えてくれました。
加藤様：
弊社ではシニア層も採用しています。苦労してお子さまのスマホで応募してくる人もいるので、電子化を進めても機会損失が無いよう注意を払っています。
ー 改めてWelcomeHRの導入効果をいかがお感じでしょうか？
倉又様：
やはり契約の進捗が目に見えるのは大きいですね。
加藤様：
従来は契約書を受け取るために、あるいは紙1枚の住民票を送ってもらうために1週間も時間が掛かかっていました。また、届いた書類を見たら記入漏れ、枚数不足、そもそも違う内容の契約書を渡していた、、、なんてこともあり、さらに1週間を要することもありました。
それが今は、住民票も従業員の家族がスマホで撮影して送信するだけです。店長たちも「デジタルは何だかよく分からないけど、めちゃめちゃ速いじゃないか」と感心しています。電子契約書では午前中に契約書データを送ると、作成が早い方だと夕方には入社手続きまで完了しています。書類が届くまでに1週間も掛かっていたのは何だったんだろうと思いますよね。
倉又様：
手続きが長引く間に他のアルバイトを選んでしまう人も多かったですが、これでチャンスを逃すことも無くなります。
ー 皆さまの業務が効率化し、新たな変化はございますか？
倉又様：
テイクアウトやデリバリーが浸透した今、店頭での接客以外の仕事が増えています。全社的な人員削減で1店舗あたりのスタッフが少なくなる中、新たな変化に対応できているのはWelcomeHRを導入したからこそだと思います。
加藤様：
電子化が始まって日が浅いので「紙のほうがいい」という声も正直あります。でも、いずれ慣れたら「やっぱりデジタルって便利」と切り替わるのは目に見えていますね。
急な組織改編の相談にも快く応じてくれる
DX化を任されても、一人で悩む必要は無し！
ー 現在はワークスタイルテックからどのようなサポートを受けているのでしょうか？
倉又様：
弊社の特徴からすると、店舗の新規出店や閉店、組織改編などが頻繁に発生し、そのスケジュールもかなりタイトです。当たり前のように「来月までに大量の契約書を送りたいけれど、どうすればいいですか」なんて相談をしても、親切に応じてくれるから安心できます。
加藤様：
「予定が繰り上がって、オープンが来月から来週になりました」といった状況が生まれたりもします。突然の相談や依頼ばかりで、それでも「やってみますね！」と対応してくれるのが本当に助かります。
ー 担当者の説明力やコミュニケーション力をいかがお感じですか？
倉又様：
現在はあえて来社してもらうことは無く、スプレッドシート上でのやり取りが中心です。こちらから五月雨式に質問や相談を投げるものの返信が迅速で、かつ文章の書き方も丁寧で、操作画面を見なくても文字だけで何をすればいいのかイメージできます。
なお、かつて雑談の中で、何気なく「契約時のシステム内で選択式がよりシンプルになったらいいですね」と話したことがありました。すると数カ月後に「これでどうですか？」と声を掛けられ、小さなことも覚えていてくれてうれしかったですね。
ー 業務のDX化が進む中、今後の目標をお聞かせください
加藤様：
2023年内には契約に関する全ての書類でデジタル化を完了させたいです。私たちのアイデアと、店長をはじめ現場からの提案を組み合わせ、より良い仕組みを作っていきたいですね。デジタル化を進めたことで現場から前向きな反応もあるので、私たちもやりがいを感じています。
倉又様：
最初はシステムのログイン方法さえ分からなかった店長も多かったのに、今はこうして改善に向けた意見をくれるまでになりました。これからますます現場寄りのシステムに仕上がっていくと思います。
ー 終わりに、人事関連のアナログ業務で悩む方々にメッセージをお願いします
倉又様：
今回の導入にあたり、私は当初「経験が無いから分からない。それでも紙からデジタルへの移行を自分で考えなければ……」と、やや追い詰められた気がしました。前が見えない状況でしたがワークスタイルテックに出合い、手厚い支援を受けながら「自分だけでやらなくてもいいんだ」という安心感を得られました。だからこそ、私としても、会社としても大きな一歩を踏み出せました。
加藤様：
弊社と同じように「アルバイトスタッフが多い」「その上、全国に店舗・事業所がある」「さらに関連業務を紙の書類で進めている」「時間やコストを計算するのが恐ろしい……」と感じている方はWelcomeHRの導入を考えてほしいです。
私たちはもう、紙での業務に戻ろうとは思えません！
インタビューのご協力、誠にありがとうございました！
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